Un plano de mesas útil responde a dos preguntas: dónde va cada mesa y quién se sienta en ella. Parte de la lista que ya utilizas para las confirmaciones y abre el organizador de mesas online. Puedes distribuir el salón, asignar sillas y descargar un PDF orientativo sin registrarte.
Trabaja con una sola lista actualizada. Si alguien cambia de mesa, corrige primero el plano y vuelve a preparar las tarjetas. Así evitas entregar al salón un documento que diga una cosa y colocar marcasitios que digan otra.
Distingue el plano del salón y el seating plan de la entrada
El plano del salón muestra la posición de las mesas y las sillas. El cartel de entrada ayuda a cada invitado a encontrar su mesa. Los marcasitios indican un asiento concreto; las tarjetas con mesa asignada orientan al invitado desde la entrada.
Usa el plano de mesas visual para la distribución y los asientos. Si necesitas sobre todo decidir quién comparte mesa y aplicar reglas para juntar o separar personas, elige el organizador de mesas de boda. Para un cartel con nombres por mesa o por orden alfabético está el creador de carteles de entrada.
1. Prepara una fila por invitado
Descarga tu hoja de Google Sheets como Excel o CSV, o utiliza directamente el archivo de Excel. Estos encabezados permiten una importación previsible:
| Name | Table | Seat | Group | Meal |
|---|---|---|---|---|
| Lucía García | Mesa 1 | 1 | Familia | Vegetariano |
| Pablo Martín | Mesa 1 | 2 | Amigos | Pollo |
| Marta López | Amigos | Vegetariano |
Name es el nombre, Table la mesa y Seat el asiento, empezando por 1. Group y Meal son el grupo y el menú, ambos opcionales. Deja la mesa y el asiento vacíos si prefieres decidirlos en el plano.
Revisa las tildes, los apellidos compuestos y las filas repetidas por error. Si dos personas tienen el mismo nombre, conserva una fila para cada una. Usa una sola forma de nombrar las mesas: mezclar «3», «Mesa 3» y «Tres» dificulta la revisión.
2. Distribuye las mesas y las zonas del salón
Empieza con el ejemplo o con un plano vacío. Añade las mesas que ofrece el salón, configura los asientos y marca la pista de baile, el escenario y la entrada. Puedes mover, girar y duplicar las mesas.
El dibujo no reproduce medidas reales a escala. Confirma con el salón la capacidad de cada mesa, las distancias y los espacios de paso. Si todavía no has elegido el formato, consulta la comparación entre mesas redondas y rectangulares para boda.
3. Importa la lista y asigna los asientos
Sube el Excel o CSV, o pega un nombre por línea. Las asignaciones del archivo se relacionan con el nombre de cada mesa. Si no queda una silla libre, el invitado permanece pendiente para que puedas revisarlo.
Arrastra un nombre a una silla, selecciona al invitado y toca un asiento, o usa el desplegable que aparece junto a su nombre. Dos invitados con asiento intercambian su sitio cuando colocas uno sobre el otro. Si llega una persona pendiente a una silla ocupada, el ocupante anterior vuelve a la lista de pendientes.
La asignación automática ocupa las sillas libres y prefiere mesas donde ya hay personas del mismo grupo. No garantiza que una familia completa quede junta. Revisa el resultado, especialmente cuando queden pocos asientos.
4. Revisa el plano y descarga una copia
Comprueba que no quede nadie por asignar y que los nombres de mesa coincidan con los carteles. Si reduces la capacidad o eliminas una mesa, los invitados afectados vuelven a la lista de pendientes; sus nombres no se borran.
Los cambios se guardan en este navegador cuando su configuración lo permite. Descarga una copia JSON antes de cambiar de dispositivo o borrar los datos del navegador. Puedes restaurarla en esta página para seguir trabajando. El organizador no sincroniza el plano en la nube.
5. Exporta el plano y prepara los marcasitios
Para el salón, descarga un PDF A4 horizontal, un PNG o el CSV con las mesas y los asientos. El PDF del organizador es una distribución del salón, no un listado alfabético para la entrada.
Pulsa Crear marcasitios para enviar los invitados con asiento al editor de tarjetas. Se transfieren nombres, mesas, asientos, grupos y menús. Las descargas de las tarjetas siguen los planes de impresión habituales; las del plano son gratuitas.
Completa la recepción con números de mesa y revisa la guía de tarjetas de mesa desde Excel o Google Sheets. Mantén los mismos nombres de mesa en todos los archivos.
Empieza tu plano de mesas con un ejemplo y sustituye los nombres por tu propia lista.